TURNOVER KARYAWAN, BERKAH ATAU MUSIBAH?

PENDAHULUAN

Pernahkah Anda mengalami karyawan Anda mengundurkan diri tanpa sebab yang jelas? Dan Anda dibuat pusing karena kesulitan untuk mencari pengganti karyawan yang mengundurkan diri tersebut? Pada hakekatnya   karyawan mengundurkan diri  tidak melulu  berdampak buruk bagi perusahaan. Ketika seorang  kayawan yang rajin dan berbakat dalam memajukan perusahaan mengundurkan diri, tentu menjadi kerugian bagi perusahaan. Namun ketika “karyawan benalu” yang mengundurkan diri dari perusahaan, bisa jadi merupakan berkah dan patut untuk disyukuri.

Meskipun demikian, tidak sedikit Perusahaan yang menggunakan strategi turnover karyawan untuk melakukan penghematan. Sebagai contoh beberapa Perusahaan di bidang perdagangan ritel membuat aturan perusahaan yang sedemikian rupa, sehinga pramuniaga  tidak betah berlama-lama di perusahaan dan melakukan pengunduran diri setelah masa training berakhir. Perusahaan diuntungkan karena tidak perlu memberikan hak pekerja sesuai dengan aturan ketenagakerjaan yang berlaku, dan kemudian merekrut karyawan baru yang berstatus  fresh graduate.

MENGENAL LEBIH DEKAT TURNOVER KARYAWAN

Istilah turnover sendiri  berasal dari  bahasa Inggris yang berarti “pergantian”. Sedangkan Mobley (1996) seorang pakar dalam Manajemen Sumber Daya Manusia memberikan batasan turnover sebagai  berhentinya individu dari anggota suatu organisasi yang bersangkutan. Sementara  Cascio dalam Novliadi (2007) mendefinisikan turnover sebagai berhentinya hubungan kerja secara permanen antara perusahaan dengan karyawannya.

Banyak alasan yang menjadikan turnover karyawan. Beberapa studi ilmiah menemukan bahwa ada enam alasan karyawan resign diurut dari yang paling umum terjadi:

  1. Karyawan merasa  perusahaan tidak mampu memberikan kesempatan untuk pengembangan karir (promosi). Karyawan umumnya melihat atasannya masih jauh dari masa pensiun atau tidak mudah bagi dirinya dipindah ke level lebih tinggi  di perusahaan.
  2. Gaji dan tunjangan yang diterima dirasakan tidak sepadan dengan pekerjaan yang dilakukan.
  3.  Pekerjaan yang dilakukan  tidak sesuai/cocok  secara pribadi. Baik itu secara latar belakang pendidikan, atau tidak sejalan dengan passion karyawan.
  4. Manajemen (atasan) serta kondisi lingkungan secara umum tidak membuat nyaman dalam bekerja. Kebijakan perusahaan yang tidak kondusif, atasan dengan kepemimpinan yang tidak efektif, komunikasi antar bagian yang bermasalah, sangat mungkin untuk mendorong karyawan mengundurkan diri.
  5. Jadwal/waktu  kerja yang tidak fleksibel. Umum terjadi terutama bagi karyawati yang kemudian memilih berkonsentrasi terhadap keluarga karena perusahaan tidak memberikan fleksibilitas dalam jadwal kerja.
  6. Kelangsungan pekerjaan (Job Security). Karyawan melihat perusahan terancam bangkrut, atau sebab lain yang dipersepsikan karyawan bahwa kelangsungan pekerjaannya terancam.

Berdasarkan faktor penyebab,  Falconi (2001) menguraikan beberapa variabel  yang mempengaruhi turn over karyawan diantaranya;

a. Pay (upah)

Armknecht & Early (dalam Mobley,1982) menemukan bahwa factor terpenting dalam menentukan variasi antar industri dalam voluntary separation adalah tingkat upah yang relatif. Namun sejumlah hubungan antara tingkat upah dan tingkat turnover menyatakan bahwa bukan hanya upah yang menyebabkan seseorang meninggalkan suatu perusahaan dan pindah ke perusahaan lain, oleh karena itu faktor upah harus didukung oleh faktor lainnya dalam mendorong terjadinya turnover.

b. Integrasi

Tingkat keikutsertaan atau keterlibatan karyawan dalam hubungan pokok dalam organisasi. Individu diangap memiliki peranan penting dalam proses jalannya organisasi. Hal ini dapat dilihat dari penting atau tidaknya keterlibatan karyawan dalam berjalannya program perusahaan.

c. Komunikasi Instrumental

Komunikasi Instrumental  berhubungan langsung dengan peran performance. Dimana Seybolt, Pavett, & Walker (dalam Mobley,1982) menemukan bahwa bila performance yang bagus sedikit yang melakukan turnover.

d. Komunikasi Formal

Komunikasi Formal berkaitan dengan penyebaran informasi di antara anggota dari suatu sistem sosial organisasi. Price (dalam Mobley,1982) mengemukakan bahwa komunikasi formal organisasi merupakan faktor penentu turnover, yang dapat dilakukan dalam bentuk feedback terhadap tugas-tugas karyawan yang sering dan langsung, serta adanya saluran komunikasi formal yang terpercaya. Manajemen yang mencoba untuk meningkatkan arus komunikasi diantara para karyawan menimbulkan konsekuensi positif pada organisasi dengan menurunnya turunover.

e. Sentralisasi

Sentralisasi merupakan tingkat dimana kekuasaan dipusatkan pada suatu sistem sosial. Price (1986) menyimpulkan bahwa pengalaman organisasi yang sangat terfokus pada pemimpin akan beresiko besar untuk terjadinya turnover. Hubungan ini didasarkan pada hal-hal seperti faktor karyawan yang memiliki sedikit kewenangan, tanggapan organisasi terhadap unit dan kebutuhan individu yang lambat, ataupun karyawan yang merasa bahwa dirinya tidak mempunyai kendali apapun didalam organisasi.

KERUGIAN TURN OVER

Mengutip dari Society of Human Resource Management (SHRM), sebuah  asosiasi Personalia terbesar di Amerika Serikat, menghitung bahwa setiap seorang karyawan dengan gaji $8/jam  mengundurkan diri maka dibutuhkan biaya $3500 untuk mengganti karyawan tersebut. Menarik untuk disimak bahwa perhitungan SHRM ternyata  yang paling kecil dibandingkan dengan 17 insitusi lainnya yang melakukan perhitungan serupa, seperti Hay, Saratoga, Cornell, dan lain lain. Lalu bagaimana caranya mendapatkan angka tersebut?

Berdasarkan kajian yang dilakukan, penulis menemukan bahwa biaya turnover dapat dibagi  dalam beberapa komponen.

 (1)  Biaya perpisahan

 (2)  Biaya rekrutmen

 (3)  Biaya pengembangan karyawan

 (4)  Biaya tidak langsung.

Dalam tulisan ini penulis membatasi untuk melakukan perhitungan kepada karyawan yang mengundurkan diri ke perusahaan lain (external turnover), karyawan yang dipindah oleh perusahaan ke jabatan atau lokasi  lain dalam perusahaan (internal turnover)  tidak ikut diperhitungkan. Hal ini mengingat bahwa secara riil karyawan internal turnover masih merupakan karyawan perusahaan dan berpartisipasi dalam operasional perusahaan sehari-hari. Perlu disikapi bahwa perhitungan yang penulis akan jabarkan sifatnya panduan dan perlu disesuaikan dengan kondisi perusahaan masing-masing. Karena setiap perusahaan memilki ciri  khasnya tersendiri maka penulis merekomendasikan Anda  memilih dan menyesuaikan komponen biaya sesuai dengan kondisi yang ada di perusahaan. Berikut ini penjabarannya lebih lanjut

(1)  Biaya perpisahan

Untuk menghitung komponen biaya ini penulis merekomendasikan Anda membaca kembali PP/PKB perusahaan, dan detailkan apa saja yang kemudian diperjanjikan apabila karyawan mengundurkan diri di perusahaan.

Secara umum yang biasanya diperjanjikan diantaranya adalah uang pisah, sisa cuti yang dapat diuangkan, serta biaya tiket / transportasi untuk mengembalikan karyawan dan keluarganya ke lokasi perekrutan. Bila ada hal lain yang diperjanjikan dalam PP/PKB maka silahkan dimasukkan dalam komponen biaya ini.

Selain PP/PKB, dalam SOP HRD mengenai karyawan yang mengundurkan diri, umumnya dilaksanakan wawancara (exit interview) yang dilakukan oleh HRD,   bertujuan untuk menggali alasan karyawan mengundurkan diri. Untuk melakukan hal ini tentunya menyita waktu, oleh karena itu perlu dihitung waktu yang dihabiskan untuk melakukan exit interview. Bila ada biaya administrasi lainnya yang muncul dalam pengurusahan perpisahan karyawan maka perlu juga dimasukkan (exit clearence, surat pengalaman kerja, dll)

Perlu dipahami, tidak semua kasus pengunduran diri karyawan berjalan dengan mulus. Bisa jadi pengunduran diri karyawan diawali dengan perselisihan dengan perusahaan yang harus sampai dibawa ke Pengadilan Hubungan Industrial.  Biaya perselisihan,termasuk didalamnya biaya pengadilan atau pengacara, serta biaya staf yang mengurus proses ini harus juga dihitungdalam komponen biaya perpisahan.

(2)  Biaya rekrutmen

Setelah seorang karyawan resmi mengundurkan diri, HRD umumnya diamantkan untuk mencari kandidat pengganti. Aktifitas HRD dalam rekrutmen tentunya menghabiskan biaya dan menyita waktu. Seluruh biaya yang kemudian muncul dimasukkan dalam komponen ini.

Bila perusahaan Anda melakukan pemasangan iklan lowongan kerja baik di media cetak, elektronik, atau portal internet bursa kerja seperti JobsDB maupun Jobstreet, maka biaya yang keluar perlu dimasukkan dalam komponen ini.

Bila perusahaan  anda melakukan perekrutan secara mandiri maka biaya rekruter harus dimasukkan. Biaya rekruter,  dihitung dengan jam aktif yang dilakukan staf rekrutmen untuk mengisi posisi lowong dikali gaji per jam staf rekrutmen. Perhitungan ini sudah termasuk didalamnya aktifitas rekruter untuk menyeleksi CV kandidat,  melakukan pengecekan referensi, wawancara kerja, psikotest, pengurusan administrasi rekrutmen internal dan lain-lain. Bila Anda meng-outsource proses rekrutmen melalui head hunter misalnya, maka biaya yang dibayarkan juga  dimasukkan dalam komponen biay.

Selain wawancara umumnya perusahaan juga melakukan ujian tertulis untuk menyeleksi karyawannya. Biaya pengujian karyawan perlu dimasukkan, termasuk didalamnya biaya tes psikologi,bahasa Inggris, dan tes teknis.  Akomodasi & transportasi kandidat maupun penguji, bila dibiayai perusahaan perlu dimasukkan berikut juga  biaya administrasi lainnya.

Apabila perusahaan Anda mewajibkan pemerikasaan  kesehatan (Medical Check-Up) baik di klinik maupun di dokter yang ditunjuk perusahaan, maka biaya pengecekan kesehatan yang menjadi beban perusahaan juga  dimasukkan ke dalam komponen biaya.

Setelah karyawan baru dan perusahaan cocok untuk menjalin hubungan kerja, maka perusahaan berkewajiban untuk menyiapkan segala peralatan yang dibutuhkan oleh pekerja untuk bekerja dengan baik. Bila peralatan kerja dari karyawan sebelumnya masih baik dan tidak perlu dibeli ulang maka tidak perlu dihitung ke dalam kompenen biaya. Namun bila karyawan perlu diberikan perlengkapan baru seperti kartu nama, ID card, telepon genggam, komputer dan lain-lain. Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dimasukkan ke dalam perhitungan.

Apabila perusahaan Anda memiliki letak geografis yang tersebar,  dan dibutuhkan biaya tambahan untuk transportasi serta akomodasi agar karyawan pengganti  dapat bekerja di lokasi perusahaan yang jauh dari lokasi ia direkrut, maka perlu dimasukkan dalam perhitungan. Begitu pula bila diperjanjikan kepada karyawan bahwa biaya relokasi keluarga ditanggung, biaya ini turut diperhitungkan.

(3)  Biaya pengembangan karyawan

Selama bekerja di perusahaan, umumnya perusahaan berinvestasi dalam pengembangan karyawan hal ini umumnya dalam bentuk pelatihan, sertifikasi, atau aktifitas lainnya.  Investasi perusahaan yang diberikan kepada karyawan yang telah mengundurkan diri perlu diperhitungkan karena dianggap sebagai kerugian, dimana investasi yang telah dikeluarkan tidak lagi menghasilkan (karyawan tidak lagi menerapkan pengetahuannya di perusahaan). Maka, hitunglah seluruh biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan, termasuk di dalamnya seluruh akomodasi & transportasi yang menyertai bila ada.

Selain menghitung biaya pelatihan  karyawan yang sudah resign, perlu diingat pula bahwa ketika perusahaan merekrut seorang pengganti, belum tentu karyawan tersebut bisa langsung 100% berkontribusi terhadap pekerjaan. Bisa jadi karyawan tersebut perlu dikembangkan lebih lanjut terlebih dahulu. Oleh karena itu perlu dihitung biaya perusahaan yang keluar untuk mengembangkan karyawan pengganti dalam satu tahun pertama ia bekerja.

 (4)  Biaya tidak langsung.

Tiga biaya yang disebutkan sebelumnya (perpisahan, rekrutmen, dan pengembangan karyawan) umumnya lebih mudah diukur karena terlihat jelas. Biaya ke empat, biaya tidak langsung, lebih menantang untuk dihitung namun pada  umumnya yang bernilai paling besar.

Untuk komponen ke empat ini tidak semua komponen dapat diaplikasikan, sangat tergantung kepada sifat perusahaan serta seberapa detail perusahaan dapat mengidentifikasi biaya pada proses kerjanya. Bisa jadi sebagian perusahaan akan melihat komponen biaya ini sangat sumir, namun perusahaan lain menilai komponen biaya ini sangat jelas berpengaruh.

Penulis mempersilahkan Anda untuk menentukan mana komponen biaya yang yang paling pas, serta membuat sendiri komponen biaya bila dirasa ada komponen biaya yang belum pas namun penting bagi perusahaan Anda.

Beberapa kompoenen biaya yang bisa disebutkan diantaranya adalah sbb:

Biaya kehilangan pelanggan.

Sering terjadi bila seorang karyawan mengundurkan diri terutama mereka yang bekerja di bagian sales / marketing akan ikut serta membajak klien yang menjadi langganan perusahaan ke perusahaan barunya. Hal ini dapat dihitung dengan melihat jumlah dan besarnya akun klien perusahaan  yang ditangani oleh karyawan yang resign, berpindah ke perusahaan lain.

Biaya beban kerja yang tidak tertangani.

Ketika seorang karyawan mengundurkan diri dari perusahaan, yang hilang dari perusahaan adalah karyawannya, pekerjaan (workload) karyawan tersebut tetap ada di perusahaan, dan dikerjakan oleh orang lain baik rekan kerja, atasan, ataupun bawahan, sampai posisi yang ditinggalkan diisi kembali. Biaya beban kerja yang tidak tertangani ini dapat dihitung dengan jumlah hari posisi mulai kosong hingga terisi dikali gaji harian karyawan yang mengundurkan diri.

Biaya fokus teralihkan. 

Turnover dapat menyita perhatian atasan karyawan yang mengundurkan diri, dan kemudian mengalihkan perhatiannya dari isu operasional lapangan sehari-hari. Hal ini bisa merugikan perusahaan karena manajer lini teralihkan fokusnya. Hal ini bisa   dihitung dengan mengalikan jam kerja yang habis dikarenakan mengurus pengunduran diri anak buahnya dengan gaji atasan per jam.

Biaya mundurnya projek karena kehilangan PIC.

Bila perusahaan sedang dalam projek besar yang sangat ketat dan kehilangan anggota pentinganya (PIC) selama projek berjalan, dan kemudian hal tersebut berakibat pada kemunduran projek dari jadwal, maka turut diperhitungkan dalam komponen biaya, dapat dihitung dengan jumlah mundurnya hari projek akibat mundurnya PIC dikalikan dengan biaya kerugian perhari dalam projek.

Perlu diingat bahwa biaya-biaya yang telah disebutkan diatas umumnya mengadung pajak yang yang harus ditanggung oleh perusahaan. Perlu dicatat untuk semua perhitungan  biaya yang dilakukan sudah memasukkan komponen  pajak didalamnya.

MEMINIMALKAN TURN OVER

Setelah mengetahui dampak turnover karyawan ada baiknya, kita mengetahui cara untuk meminimalkan Berikut adalah cara mencegah terjadinya atau meminimalkan turnover.

  1. Buatlah sistem prosedur kerja yang jelas. Prosedur kerja yang jelas dan detail bisa membuat karyawan tahu bagaimana menjalakan kerja dengan baik dan benar tanpa harus bingung. Tidak adanya prosedur kerja membuat seseorang bisa menjadi korban dan bisa menjadi lawan dan menerapkan kerja by pass system, dimana setiap orang bisa bekerja dengan caranya sendiri tanpa memikirkan proses internal perusahaan.
  2. Buat Sistem Kompensasi yang jelas dan transparan. Seseorang yang bekerja lebih berat dan lebih banyak tentu wajar jika mendapatkan hasil lebih dari pada mereka yang bekerja biasa saja. Faktor kompensasi merupakan salah satu daya semangat karyawan dalam membentuk etos dan semangat kerja.
  3. Buat Suasana Kerja yang nyaman merupakan salah satu alasan mengapa seseorang ingin tetap bertahan di suatu perusahaan. Biasanya pimpinan yang bijak dan mengayomi karyawan akan mendapatkan banyak karyawan yang mau bekerja dengan tenang dan akan membentuk suasana kerja yang nyaman.
  4. Buat Sistem Jenjang Karir yang jelas. Sistem jejang karir membuat seseorang berani mengambil keputusan untuk tidak meninggalkan perusahaan karena tahu bagaimana mencapai suatu posisi pekerjaan dengan kerja keras dan bukan dengan subjektivitas dari pimpinan.
  5. Mengembangkan kompetensi dan kemampuan karyawan juga merupakan salah satu faktor yang menyebabkan seseorang tetap tinggal di dalam perusahaan. Dengan jalur pengembangan kompetensi maka karyawan tahu bahwa kemampuan dan bakatnya bisa disalurkan demi kepentingan perusahaan.
  6. Membangun Employer Branding dengan memberikan citra positif khusus pada karyawan. Backhaus dan Tickoo (2004) menyebutkan employer branding menawarkan diferensiasi dari karakteristik-karakteristik yang dimiliki perusahaan sebagai pemberi kerja terhadap pesaing-pesaing mereka, dan menitikberatkan aspek-aspek lingkungan kepegawaian yang membuat karyawan nyaman dan merasa mendapatkan perlakukan berbeda dibanding perusahaan lain.