LIVE INSTAGRAM:
Live ig pada hari pertama dimulai pada pukul 19.00 dengan moderator Ghita Sri Maulany dan narasumber Muhammad Abidin Shofi dan Bella Ayu Nur Mashito. Pada live tersebut membahas tentang mahasiswa yang aktif di organisasi dan aktif mengikuti kegiatan diluar kampus. Selain itu, pada narasumber pertama yaitu Abidin juga aktif pada kegiatan di kampus yaitu mengikuti paguyuban Mr and Mrs Bhakta. Begitupun pada narasumber berikutnya yaitu Bella yang menjadi seorang Puteri Desa Wisata Jawa Timur 2024 : Kategori Puteri Intelegensia; Duta Emansipasi Jawa Timur 2024 : Kategori Duta Berbakat, Duta Baca Jawa Timur 2024: wakil 4 duta baca; Duta Pustaka Indonesia 2025 : Duta Intelegensia 2025 dan masih banyak lagi. Dari live yang sedang berlangsung moderator juga berinteraksi dengan penonton dan membuka sesi tanya jawab selama 60 menit. Dari sesi yang telah dilakukan banyak penonton yang antusias untuk bertanya tentang BEM dan masih banyak lagi. Live Instragram berakhir pada pukul 20.15. Live Instragram hari kedua dimulai pada pukul 19.00 dan dipandu oleh moderator Nadila dengan narasumber yolinda dan anake. Obrolan yang dibahas pada live tersebut membahas tentang mahasiswa yang aktif di organisasi. Salah satu dari narasumber tersebut yaitu anake tidak hanya aktif di organisasi tapi aktif juga mengikuti banyak perlombaan. Tidak hanya itu narasumber selanjutnya adalah pengurus inti yaitu Gubernur BEM FF. Dari obrolan yang sedang berlangsung penonton banyak yang menanyakan tentang BEM dan Oprec dari sesi tersebut berlangsung selama 60 menit. Live Instragram berakhir pada pukul 20.15.
OPEN HOUSE:
Sabtu, 19 April 2025 Panitia datang pukul 17.00 untuk menyiapkan dan mengatur kursi sesuai dengan layout. Dilanjutkan dengan breafing panitia dari sie acara terkait susunan acara pada pukul 17.50. Peserta open house datang dan melakukan registrasi di depan ruangan pada pukul 18.00-18.20 yang dijaga oleh sie humas. Pembukaan oleh MC utama yang dipandu oleh Achadin dan Asmita selama 5 menit pada pukul 18.20-18.25.
Setelah pembukaan dilanjut dengan sambutan ketua pelaksana oleh Agil Nur Cahya. Penayangan bumper dan pemaparan, dari bumper yang ditayangkan oleh operator tentang open house yang telah dilaksanakan tahun 2024 dilanjutkan dengan pemaparan dari proker yang telah terlaksana dari BEM FF mulai dari Osmaru, Alpha, Serasi selanjutnya untuk proker yang akan terlaksana yaitu Buletin dan Festocy 2.0. Setelah penayangan dilanjutkan dengan perkenalan dari masing-masing departemen dimulai dari pengurus harian BEM (inti BEM) ada gubernur, wakil gubernur, sekretaris 1 dan 2, dan bendahara 1 dan 2. Kedua perkenalan departemen luar negeri, departemen dalam negeri, departemen PSDM, departemen agama, dan yang terakhir departemen kominfo di selingi dengan tanya jawab dari masing-masing departemen. Selesai perkenalan dilanjutkan bermain game yang dipandu oleh MC game yaitu Adam dan Anake untuk game nya adalah rebut botol selama 30 menit. Setelah bermain game dialihkan kembali ke MC utama untuk pengumuman pemenang juara 1, 2, dan 3. Selanjutnya membuat konten bersama panitia dan peserta open house dan penutup. Sebelum pulang peserta dan panitia makan bersama di depan auditorium.
TECHNICAL MEETING:
Kamis, 24 April 2025 Panitia bersiap menyiapkan barang-barang di lab ava pada pukul 16.05 dan dilanjutkan breafing dari sie acara sampai pukul 16.15. Peserta TM datang ke lab ava dan melakukan registrasi pada pukul 16.15-16.42 selama 27 menit yang dijaga oleh humas. Dilanjutkan dengan pembukaan MC oleh Abidin dan dialihkan ke moderator untuk pemaparan PPT terkait persyaratan, peraturan, timeline dan dresscode yang harus di patuhi dan dikenakan oleh peserta Open Recruitment. Pada pemaparan ppt dilanjut dengan tanya jawab dengan peserta selama 5 menit. Acara ditutup oleh MC pada pukul 17.20
TES PRESENTASI:
Jumat, 25 April 2025 Panitia menyiapkan barang-barang seperti bendera mic dan kebutuhan lainnya dilanjutkan dengan breafing oleh sie acara pada pukul 15.00-15.30 selama 30 menit. Peserta datang ke lab ava dan melakukan registrasi kehadiran yang dijaga oleh humas pada pukul 15.30-15.40 selama 10 menit. Acara dibuka oleh MC yang dipandu oleh Anake, setelah itu MC mempersilahkan peserta pertama maju kedepan. Peserta yang akan melakukan presentasi disesuaikan dengan kehadiran absensi dan presentasi dilaksanakan selama 120 menit di gelombang pertama. Dilanjutkan dengan ishoma sampai pukul 18.10 setelah itu presentasi gelombang 2. Pada presentasi peserta panitia diberikan kesempatan untuk bertanya dari ppt yang telah dipaparkan dan dokumentasi bersama. Terakhir penutupan pada pukul 19.20
TES SIMULASI:
Sabtu, 26 April 2025 Panitia datang dan melakukan breafing oleh sie acara pada pukul 15.40-16.40 selama 60 menit. Peserta datang dan melakukan registrasi pada pukul 16.40-16.50 yang dijaga oleh sie humas yang bertugas dilanjutkan dengan pembukaan oleh MC yaitu Devina, selanjutnya dialihkan ke moderator untuk memulai tes simulasi. Moderator bertugas untuk memandu berlangsung tes simulasi dan bertugas untuk membacakan mekanisme serta peraturan yang harus dipatuhi oleh seluruh peserta Open Recruitment. Moderator mulai membacakan kasus pertama dan peserta diberikan waktu untuk menulis dan menjawab kasus tersebut.
Panitia diberikan kesempatan untuk memberikan sanggahan berupa pro maupun kontra dan juga diberikan kesempatan apabila terdapat pertanyaan tambahan yang ingin ditanyakan. Begitupun seterusnya sampai dengan kasus terakhir. Kasus yang diberikan sebanyak 10 nomor 7 nomor untuk kasus terkait proker BEM FF dan 3 nomor terkait internal BEM. Dilanjutkan dengan foto bersama atau sesi dokumentasi dan penutup.
TES WAWANCARA:
Minggu, 27 April 2025 Panitia datang dan menyiapkan ruangan yang akan dipakai untuk tes wawancara sebanyak 4 ruangan. Untuk ruangan yang pertama pos kepemimpinan di ruang Lr 106, ruang kedua pos minat bakat diruang Lr 107, ruang ketiga pos karakter diruang Lr 108 dan ruang keempat diruangan Lr 109. Masing-masing ruangan berisikan 6-7 panitia dan 1 notulensi. Peserta datang dan melakukan registrasi pada pukul 10.19-10.20 yang dijaga oleh sie humas yang bertugas. Dilanjutkan dengan pembukaan MC yang dipandu oleh Dinda. Selanjutnya panitia mengarah 4 peserta untuk memasuki 4 ruangan pos yang ada pada pukul 10.28-12.00 dilanjutkan ishoma selama 44 menit. Gelombang kedua tes wawancara dimulai pada pukul 12.44-17.35. Setelah semua serangkaian acara selesai MC menanyakan terkait pesan dan kesan dari tes wawancara yang telah dilaksanakan lalu sesi dokumentasi. Terakhir penutup oleh MC
EVALUASI SINGKAT : 1. Panitia yang berjobdesk terdapat miskom dan tidak paham mekanisme 2. Waktu pelaksanaan tidak sesuai dengan rundown yang dibuat 3. Panitia yang hadir tidak peka dan masih banyak yang terlambat
TINDAK LANJUT: 1. Panitia harus lebih tanggap lagi untuk semua rangkaian acara dari open house sampai tes wawancara 2. Kurang komunikasi antar panitia dan harus lebih peka lagi walaupun tidak berjobdesk 3. Panitia harus datang tepat waktu 4. Semua sie harus paham rangkaian acara bukan hanya sie acara saja
MONITORING
Kekurangan acara : 1. Kemoloran waktu yang lumayan lama 2. Terdapat perubahan jam karena ruangan masih dipakai ormawa lain 3. Pada tes presentasi terdapat kendala yaitu panitia tidak bisa menghandle pada saat pemaparan ppt
Kelebihan acara: 1. Acara tetap berjalan walaupun terdapat kemoloran waktu 2. Pada tes wawancara berlangsung panitia lebih banyak mengetahui informasi tentang peserta